7 dicas para agilizar o tempo de resposta e melhorar o atendimento ao cliente

Uma característica de nossa época é o mercado a cada dia mais centrado na experiência do cliente. Atender as expectativas do público tornou-se não apenas uma maneira de melhorar os índices de satisfação como também uma forma de garantir a competitividade da empresa em um contexto cada vez mais ágil e tecnológico.

O desejo de velocidade parte dos próprios clientes, impulsionados pela dinâmica da internet. Podemos dizer que a transformação digital se assomou à exaustão de práticas obsoletas de atendimento e telemarketing para desembocar em uma demanda crescente de qualidade e agilidade no atendimento. 

Com 75% dos clientes afirmando que o tempo de resposta é vital na sua experiência e com um índice médio de 12 horas no tempo de resposta, não é de se espantar que a velocidade seja um diferencial completo para empresas comprometidas em melhorar o atendimento. 

Veja 7 dicas para agilizar esse processo. 

1 - Deixe seus processos automatizados

Uma forma de aumentar a velocidade do atendimento é utilizando todas as ferramentas de automação da forma mais inteligente o possível. Mensagens e chamadas automáticas e sessões de autoatendimento podem ajudar a diminuir a exigência de agentes a triar os pedidos, diminuindo o tempo de espera e a qualidade dos atendimentos. 

2 - Qualifique e treine seus funcionários

A qualidade do relacionamento com o consumidor depende de uma linguagem que equilibra o perfil dos clientes e o conteúdo que a empresa quer comunicar. Nesse caso, treinar e qualificar os funcionários significa prepará-los para se comunicar com agilidade e clareza, facilitando o atendimento. 

3 - Tenha um histórico de atendimento

O histórico de atendimento ajuda o agente a localizar rapidamente a situação do cliente, facilitando o seu encaminhamento e a resposta às suas solicitações. Além disso, o acesso imediato à um histórico bem formulado permite um atendimento simultaneamente ágil e personalizado. 

4 - Mantenha os dados organizados e registrados

O maior pesadelo dos clientes é ficar aguardando no telefone enquanto a empresa busca seus dados. Quanto mais organizados e acessíveis eles estiverem, melhor será para otimizar o atendimento. 

Uma plataforma de CRM integrada é ideal para permitir que o histórico e os dados do cliente sejam prontamente acessíveis em qualquer situação. 

5 - Controle o fluxo de chamadas

Monitorar e controlar o fluxo de entrada e saída de chamadas, especialmente em um call center, é uma forma de entender como se comportam os picos e exigências de demanda. Essa medida é importante para balancear qualidade e quantidade no atendimento ao cliente. 

6 - Invista no uso de chatbots

Pesquisas demonstram que o chat é o mecanismo de comunicação mais rápido com o cliente. Os chatbots agilizam ainda mais o processo, propiciando a deflexão de chamadas. Além disso, são capazes de resolver questões simples com mais agilidade do que os agentes humanos, além de agirem na triagem das solicitações antes de transferirem para um(a) atendente.

7 - Monitore o tempo de resposta

Manter a atenção voltada ao desempenho e utilizar métricas permitirá que o tempo de resposta seja otimizado por volta de ações e estratégias. 

Ferramentas tecnológicas podem fazer muita diferença na eficácia de sua operação de marketing e vendas. Entenda como prospectar leads mais qualificados com ajuda da automação