Um estudo da Harvard Business Review revelou que empresas que utilizam relatórios personalizados na análise de seus dados tendem a ter 70% mais chances de serem bem-sucedidas em suas iniciativas estratégicas, em comparação com as que utilizam relatórios genéricos.

Personalizar relatórios é uma tarefa essencial para qualquer empresa que deseja obter insights de valor e tomar decisões informadas. 

No entanto, muitas vezes, os gestores se deparam com desafios como a falta de tempo, a complexidade das ferramentas disponíveis, ou a dificuldade em extrair dados relevantes.

Se você já percebeu que os relatórios da sua empresa não refletem todas as variantes necessárias, ou que são difíceis de ajustar às necessidades específicas, saiba que não está sozinho. 

Pensando nisso, produzimos esse artigo para ajudar você a saber mais sobre como criar relatórios personalizados, trazendo conceitos e informações relevantes sobre o tema. 

Além disso, você vai descobrir como a tecnologia pode ajudar sua empresa a produzir relatórios personalizados, de forma simples e com muita assertividade. Acompanhe!

O que são relatórios personalizados?

Relatórios personalizados são documentos gerados a partir de um sistema de Customer Relationship Management (CRM) ou outras ferramentas de gestão, como os softwares de Business Intelligence (BI), por exemplo. 

Diferentemente dos relatórios padrão, que oferecem uma visão geral e genérica das operações, os relatórios personalizados são ajustados para focar nos indicadores de desempenho (KPIs) mais relevantes para o seu negócio, fornecendo insights detalhados e acionáveis.

Eles são criados sob medida para fornecer informações relevantes e acionáveis, permitindo uma análise mais precisa e focada em áreas específicas de interesse. 

Um relatório personalizado é composto por:

- Dados específicos: seleção de informações que são diretamente relevantes para as questões ou objetivos do usuário;

- Filtros e segmentação: aplicação de filtros para separar dados conforme necessário (por exemplo, por data, localização, departamento, entre outros);

- Visualizações personalizadas: gráficos, tabelas e diagramas adaptados para representar os dados de forma clara e pertinente;

- Análises e insights: interpretações que explicam o que os dados significam no contexto específico do usuário.

A importância dos relatórios personalizados na tomada de decisões

Os relatórios personalizados oferecem uma vantagem competitiva significativa ao fornecer informações relevantes, precisas e acionáveis. Conheça alguns benefícios em investir nesse recurso e aprimorar o planejamento estratégico de uma empresa:

1. Relevância e precisão das informações

Relatórios personalizados focam em métricas e indicadores-chave que são cruciais para a tomada de decisões informada. Isso garante que os gestores e líderes tenham acesso a dados precisos e atualizados que refletem a realidade de seu contexto operacional.

2. Aumento da eficiência e produtividade

Ao fornecer informações específicas e relevantes, os relatórios personalizados ajudam a identificar áreas de melhoria e oportunidades de crescimento de maneira mais rápida e eficiente. 

Isso economiza tempo que seria gasto na filtragem de dados irrelevantes e permite que os decisores se concentrem em analisar e agir sobre as informações críticas. Além disso, possibilita um aumento significativo de eficiência, resultando em maior produtividade e melhor utilização dos recursos organizacionais.

3. Facilitação da tomada de decisões baseada em dados

Decisões informadas baseadas em dados são mais precisas e confiáveis, reduzindo o risco de erros e aumentando a probabilidade de sucesso. Com relatórios detalhados e personalizados, os gestores podem identificar tendências, prever resultados e tomar decisões proativas, em vez de reativas.

4. Melhoria da comunicação e colaboração

Relatórios personalizados podem ser adaptados para diferentes públicos dentro da organização, desde a alta gerência até equipes operacionais. Isso melhora a comunicação e a compreensão dos dados em todos os níveis, promovendo uma cultura de transparência e colaboração, o que também facilita no alinhamento de esforços em direção a objetivos comuns. 

5. Apoio na identificação de problemas e soluções

Com relatórios adaptados às necessidades específicas da organização, é possível identificar problemas e gargalos de forma mais eficaz. A análise detalhada dos dados facilita a identificação das causas raiz dos problemas, permitindo a implementação de soluções mais precisas e eficientes.

6. Suporte à estratégia e planejamento

Relatórios personalizados são essenciais no apoio ao planejamento estratégico e à definição de metas a longo prazo. Eles fornecem insights valiosos sobre o desempenho passado e atual, permitindo que as organizações façam previsões e planejem de maneira mais eficaz. 

Com uma visão clara baseada em dados precisos, os líderes podem estabelecer metas realistas e desenvolver estratégias bem-informadas para alcançar esses objetivos.

Como criar um relatório personalizado?

Com o uso das ferramentas certas e um planejamento adequado, criar um relatório personalizado fica muito mais simples. Confira algumas dicas para ajudar nesse processo:

Defina seus objetivos

Antes de criar um relatório, é fundamental saber o que você quer alcançar. Quais são os KPIs mais importantes para sua empresa? Que tipo de decisões você quer facilitar com esse relatório?

Escolha a ferramenta certa

Utilizar uma plataforma com uma diversidade de recursos e que ofereça flexibilidade na criação de relatórios personalizados é essencial. Ferramentas como Salesforce, monday.com, Zoho e Zendesk são excelentes opções, pois oferecem funcionalidades avançadas de relatórios.

Personalize os indicadores

Configure os relatórios para incluir apenas os dados que são relevantes para seus objetivos. Isso pode incluir métricas de vendas, feedback de clientes, desempenho de campanhas de marketing, entre outros.

Automatize processos 

Configure seus relatórios para serem gerados automaticamente em intervalos regulares. Isso garante que você sempre tenha informações atualizadas sem precisar gerar relatórios manualmente.

Visualize os dados de forma eficiente

Utilize gráficos, tabelas e dashboards para tornar os dados mais compreensíveis. À medida que os relatórios passam a ser integrados na rotina da empresa, é válido identificar qual modo de visualização torna-se o mais eficiente (de mais fácil compreensão para todos). 

Relatórios personalizados e o uso da tecnologia

Como você já compreendeu que os relatórios personalizados ajudam a evitar decisões baseadas em impressões, garantindo definições de estratégias mais precisas e confiáveis.

Mas, como criar relatórios personalizados precisos de forma rápida e eficiente? Afinal, o mercado não pára e sua empresa precisa coletar e interpretar dados com o máximo de precisão e agilidade, se quiser obter resultados consistentes. 

A resposta está na tecnologia. Existem diversas plataformas de CRM e BI que podem ajudar sua empresa nessa tarefa. Separamos as principais:

Salesforce: conhecida por sua robustez e capacidade de integração, o software oferece soluções que facilitam a criação de relatórios personalizados, com detalhamentos relevantes e estratégicos.

monday.com: com uma interface intuitiva e flexível, a plataforma permite que você construa relatórios de maneira visual e colaborativa, de forma rápida e em poucos cliques. 

Zoho: oferece uma ampla gama de opções para personalização de relatórios, adaptando-se bem a diferentes necessidades empresariais.

Zendesk: ideal para empresas que precisam de relatórios detalhados sobre atendimento ao cliente, com recursos que fornecem informações precisas e importantes para uma análise precisa e prática.

Apesar de suas peculiaridades, cada uma dessas ferramentas oferece soluções que podem ser ajustadas às necessidades específicas de cada empresa e mercado, ajudando seu negócio a alcançar um novo patamar de eficiência e precisão na análise de dados.

Relatórios personalizados na sua empresa: comece agora

Adotar uma abordagem baseada em dados permite que as empresas tomem decisões mais informadas, melhorando a eficiência operacional e o sucesso a longo prazo. 

Investir em ferramentas adequadas para a elaboração de relatórios personalizados é um passo importante para qualquer empresa que deseja crescer de forma sustentável e inteligente.

Para saber mais sobre como utilizar plataformas de gestão como Salesforce, monday.com, Zoho e Zendesk para criar relatórios personalizados e otimizar suas operações, entre em contato com os nossos consultores e conheça todas as funcionalidades dessas plataformas. 

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